17. Januar 2017

Rechtsaufsichtsbeschwerde wegen der nicht zeitnahen Einstellung der Beschlussprotokolle ins Internet

Stadtrat Erkan Dinar (DIE LINKE)

Sehr geehrte Frau XXX,

nach § 25 Abs. 3 GeschO (Geschäftsordnung des Stadtrats der Stadt Weißenburg) sind die Protokolle, nach ihrer Beschlussfassung in der nachfolgenden Stadtratssitzung, online in einem nur für die Stadträte zugänglichen Bereich der Homepage einzustellen. Leider geschieht dies durch die Stadtverwaltung der Stadt Weißenburg in Bayern nicht zeitnah.

So habe ich am 26. Dezember 2016 u.a. das Protokoll der 31. ordentlichen Sitzung des Stadtrats vom 24. November 2016 im internen Bereich der Homepage für die Stadträte einsehen wollen. Beschlossen wurde es auf der 32. ordentlichen Sitzung des Stadtrats am 22. Dezember 2016. Dabei entdeckte ich, es fehlten auch die Protokolle vorheriger Sitzungen, welche ich ebenfalls für Recherchezwecke brauchte. So auch das Protokoll der 29. ordentlichen Sitzung des Stadtrats vom 29. September 2016 und der 30. ordentlichen Sitzung des Stadtrats vom 27. Oktober 2016.

Als ich die Stadtverwaltung darauf aufmerksam machte, wurde mir mitgeteilt, dass mir das Protokoll der 31. ordentlichen Sitzung des Stadtrats bereits mit der Einladung für die 32. ordentliche Sitzung des Stadtrats per Post zugestellt wurde. Ich könne mich zukünftig dafür entscheiden die Protokolle per E-Mail oder per Post zugeschickt zu bekommen. Ich habe mich daraufhin für eine weitere Zuschickung per Post entschieden und einen Stadtratsantrag auf Änderung der Geschäftsordnung an die Stadtverwaltung geschickt, weil ich den § 25 Abs. 3 GeschO überhaupt nicht im Fokus hatte. Stattdessen wollte ich einen neuen Absatz bei § 33 GeschO einfügen. Siehe dazu auch den Stadtratsantrag hier.

Am 16. Januar 2017 korrigierte die Stadtverwaltung mit nachfolgender E-Mail die geplante Nichtmehreinstellung der Protokolle ins Netz:

-------- Weitergeleitete Nachricht --------
Betreff:     Ihr Antrag zur Änderung der Geschäftsordnung
Datum:     Mon, 16 Jan 2017 06:54:33 +0000
An:     'erkandinar@web.de' <erkandinar@web.de>

Sehr geehrter Herr Dinar,

mit Schreiben vom 13.01.2017 haben Sie die Änderung der Geschäftsordnung des Weißenburger Stadtrates beantragt mit dem Ziel, dass die Niederschriften der Stadtratssitzungen im internen Bereich auf der Internetseite den Stadtratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Ihrem Antrag ging eine E-Mail an Sie voraus, wonach die bisherige online-Einstellung nicht mehr stattfinden soll.

Es hat sich nun herausgestellt, dass die von Ihnen gewünschte Geschäftsordnungsänderung nicht nötig ist, da eine entsprechende Regelung bereits in § 25 Abs. 3 GeschO vorhanden ist. Bei der Prüfung Ihres Anliegens vom 06.01.2017 habe ich diese Regelung in § 25 GeschO übersehen, da die Überschrift „Eröffnung der Sitzung“ lautet. Ich hatte nur § 33 GeschO im Blick, da die Regelung eigentlich thematisch auch dorthin gehört. Ich bitte das Versehen zu entschuldigen. Bei einer Durchsicht der GeschO ist mir dies nun aufgefallen.

Die Online-Stellung findet wie gewohnt weiterhin statt.

Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
XXX


Mein Stadtratsantrag zur Änderung der Geschäftsordnung hat sich damit erledigt. Nicht erledigt hat sich jedoch, wie im Eingang bereits erwähnt, die nicht zeitnahe Einstellung der Protokolle. Es kann nicht sein, dass Protokolle über zwei Monate nach ihrem Beschluss immer noch nicht online stehen. Ich bitte die Rechtsaufsicht hiermit zu prüfen, ob die aus meiner Sicht nicht zeitnahe Onlinestellung-Praxis der Protokolle rechtmäßig ist.

Mit freundlichen Grüßen

Erkan Dinar
Stadtrat

Am 4. Januar 2018 schrieb Stadrat Erkan Dinar (DIE LINKE) nachfolgende E-Mail:

Sehr geehrter Herr XXX,

ich warte mittlerweile seit fast 12 Monaten auf die Bearbeitung meiner Rechtsaufsichtsbeschwerden. Wann kann ich mit Antwort rechnen?

Mit freundlichen Grüßen

Erkan Dinar
Stadtrat

Am 18. Januar 2018 antwortete die Rechtsaufsicht mit nachfolgender E-Mail:

Sehr geehrter Herr Dinar,

ich möchte die Gelegenheit nutzen, mich persönlich für Ihre unverhältnismäßig lange Wartezeit für die abschließende Bearbeitung Ihrer Anträge zu entschuldigen.

Gleichzeitig möchte ich Ihnen versichern, dass dies weder einer Verschleppung Ihrer Anliegen dienen soll noch unsachliche Hintergründe hat.

Vielmehr ist dafür ein Sammelsurium an verschiedenen Faktoren verantwortlich, auf Grund derer mir eine eingehende Befassung mit der jeweiligen Sach- und Rechtslage bis dato leider noch nicht möglich war.

Sie können allerdings sicher sein (sollten nicht absolut unvorhersehbare Ereignisse dazwischenkommen), dass Sie im Verlauf des aktuellen Monats unsere Antworten erhalten werden.

Mit freundlichen Grüßen
XXX

Am 9. Februar 2018 antwortete die Rechtsaufsicht mit nachfolgendem Schreiben:

Sehr geehrter Herr Dinar,

zunächst möchte ich mich auch bei dieser Gelegenheit nochmals persönlich für die übermäßig lange Bearbeitungszeit für diesen Vorgang entschuldigen.

Zur Sache ist festzustellen, dass es batürlich grundsätzlich zu empfehlen ist, die in der Geschäftsordnung des Stadtrats der Großen Kreisstadt Weißenburg i. Bay. (GeschO) geregelten Zurverfügungstellung der Niederschriften über die Sitzungen des Stadtrats im Intranet möglichst zeitnah zu gewährleisten.

Da jedoch eine (aus Ihrer Sicht) verspätete Einstellung von Niederschriften ins Intranet aus den nachstehend dargestellten Gründen nicht Ihre Rechte als Stadtratsmitglied berührt, besteht für ein rechtsaufsichtliches Tätigwerden hier keine Veranlassung.

Eine Frist, innerhalb derer eine Einstellung von Stadtratsprotokollen ins Intranet verpflichtend zu erfolgen hätte, ist den diesbezüglich geltenden Regelungen (Artikel 54 Gemeindeordnung, § 25 Geschäftsordnung) nicht zu entnehmen.

Während Artikel 54 Geschäftsordnung diesbezüglich gar keine Aussagen trifft, regelt § 25 Absatz 3 Halbsatz 1 Geschäftsordnung lediglich, dass die Niederschriften über die Sitzungen des Stadtrates nach deren Genehmigung allen Stadtratsmitgliedern dauerhaft online zur Einsicht zur Verfügung stehen.

Zu der Frage, bis zu welchem Zeitpunkt dies zu geschehen hätte, trifft diese Regelung somit offenkundig gerade keine Aussage.

Zwar können die Stadtratsmitglieder nach Artikel 54 Absatz 3 Satz 1 Geschäftsordnung jederzeit die Niederschrift einsehen.

Diesem Einsichtsrecht ist jedoch damit genüge getan, dass die Niederschriften bei der Stadtverwaltung zu den allgemeinen Bürostunden zur Verfügung stehen.

Dafür dass dies bei der Großen Kreisstadt Weißenburg i. Bay. nicht gewährleistet wäre, haben Sie nichts vorgebracht und ist auch sonst nichts ersichtlich.

Gemäß § 25 Absatz 2 Satz 1 Geschäftsordnung werden den Stadtratsmitgliedern mit der Ladung der jeweils nächsten Stadtratssitzung die Niederschriften über die jeweils vorherigen Sitzungen des Stadtrats zugesandt.

Nachdem auch hier nichts dafür ersichtlich ist noch von Ihnen vorgebracht wurde, dass die Große Kreisstadt Weißenburg i. Bay. dieser Verpflichtung nicht nachkommen würde, liehen Ihnen somit die (bis zu deren formellen Genehmigung zwar formell noch als Entwurf zu betrachtenden) Niederschriften sogar vor dem in § 25 Absatz 3 Halbsatz 1 Geschäftsordnung benannten Zeitpunkt vor.

Auf Grund der Ihnen sozusagen "in natura" vorliegenden Niederschriften währen Ihnen aber auch derartige Recherchen wie von Ihnen in Ihrer E-Mail von 17.01.2017 beschrieben ohne weiteres sogar dann möglich, wenn überhaupt keine Einstellung ins Intranet erfolgen würde.

Bei einer (aus Ihrer Sicht) verspäteten Einstellung der Niederschriften ins Intranet wären somit allenfalls eine Einschränkung eines über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehenden zusätzlichen Angebots der Großen Kreisstadt Weißenburg i. Bay., jedoch keine Verletzung kommunalrechtlicher Vorschriften und mithin Ihrer Rechte als Stadtratsmitglied gegeben.

Die Große Kreisstadt Weißenburg i. BAy. wird einen Abdruck dieses Schreibens erhalten.

Wir hoffen, Ihrem Anliegen hiermit gedient zu haben, und stehen für eventuelle Rückfragen natürlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

XXX

Regierungsamtmann